Stundenzettel führen: Pflichtangaben, Fristen und Excel-Vorlage

Ein Stundenzettel hält pro Arbeitstag fest, wann gearbeitet wurde und wie lange. Er dient drei Zwecken: der Lohnabrechnung, dem Nachweis gegenüber Zoll und Arbeitsschutzbehörde und dem Beleg bei Streit über Überstunden. Für jeden Zweck gelten eigene Anforderungen an Inhalt, Frist und Aufbewahrung.

Pflichtangaben pro Arbeitstag

Das Gesetz verlangt weniger, als die meisten Vorlagen abfragen. Für Minijobber und die Branchen nach § 17 MiLoG sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vorgeschrieben. Nach dem Arbeitszeitgesetz ist bisher nur die Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich aufzuzeichnen; nach dem BAG-Beschluss von 2022 ist die gesamte Arbeitszeit zu erfassen. Ein brauchbarer Stundenzettel enthält darüber hinaus Datum, Pausen und die Netto-Arbeitszeit, damit sich jede Zeile nachrechnen lässt.

• Kopfzeile: Name, Personalnummer oder Arbeitsort, Monat und vertragliche Wochenstunden.
• Pro Tag: Datum mit Wochentag, Beginn, Ende, Pausen (als Dauer oder mit Uhrzeit), Netto-Arbeitszeit.
• Abwesenheiten: feste Kürzel wie U (Urlaub), K (Krankheit), F (Feiertag), FA (Freizeitausgleich), damit Gutschriften erkennbar sind.
• Bei Bedarf: Projekt oder Tätigkeit, Einsatzort, Zuschlagsstunden (Nacht, Sonntag, Feiertag), Unterschrift.

Nachtschichten werden mit dem Beginn-Datum eingetragen, damit sich die Stunden dem Starttag zuordnen lassen. Für Zuschläge kann eine zusätzliche Spalte die Stunden in der Nachtzeit oder nach Kalendertag getrennt ausweisen (siehe Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit). Welche Zeiten überhaupt hineingehören, etwa Umkleiden oder Dienstreisen, klärt Was zählt als Arbeitszeit.

Zeiterfassungspflicht seit dem BAG-Beschluss

Arbeitgeber müssen die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Das folgt aus dem Urteil des EuGH vom 14.05.2019 (C-55/18) und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21). Das BAG leitet die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG): Ohne Erfassung lässt sich nicht kontrollieren, ob Höchstarbeitszeit und Ruhezeit eingehalten werden. Eine ausdrückliche gesetzliche Regelung im ArbZG fehlt bislang; 2026 liegt ein Referentenentwurf vor, der eine elektronische Aufzeichnung am Tag der Arbeitsleistung vorsieht, mit Übergangsfristen für kleine Betriebe.

• Die Pflicht trifft den Arbeitgeber. Die Erfassung darf er an die Beschäftigten delegieren, er muss sie aber kontrollieren.
• Die Form ist bisher frei: Papier, Excel, App oder Terminal, solange die Aufzeichnung verlässlich, objektiv und zugänglich ist.
• Die Pflicht gilt für Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Leiharbeit, Außendienst und Homeoffice. Ausgenommen sind leitende Angestellte nach § 18 ArbZG.
• Ein unmittelbares Bußgeld für fehlende Gesamterfassung gibt es noch nicht; die Behörde kann die Erfassung aber anordnen, und ein Verstoß gegen die Anordnung ist bußgeldbewehrt. Für Zeiten über 8 Stunden und im Bereich des MiLoG gelten die Bußgelder schon heute.
• Die Pflicht ändert nichts an der Darlegungslast bei Überstunden: Wer Vergütung verlangt, muss weiterhin darlegen, wann er gearbeitet hat und dass der Arbeitgeber die Mehrarbeit veranlasst hat (siehe Überstunden berechnen).

Führt der Betrieb ein elektronisches System ein, hat der Betriebsrat bei der Ausgestaltung mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), nicht aber beim Ob. Beschäftigte können nach Art. 15 DSGVO eine Kopie der über sie gespeicherten Zeitdaten verlangen; das ist im Streit um Überstunden oft der schnellste Weg zu den Daten des Arbeitgebers.

Minijob: Aufzeichnung binnen 7 Tagen

Für Minijobber, außer in Privathaushalten, und für Beschäftigte in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG verlangt § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags aufgezeichnet sein. Wer am Dienstag, 3. März, arbeitet, muss die Zeit bis zum Ablauf des 10. März festhalten.

Werden Überstunden im Minijob auf ein Arbeitszeitkonto gebucht, müssen sie binnen 12 Monaten durch Freizeit ausgeglichen oder ausgezahlt werden, und das Konto darf monatlich höchstens 50 % der vereinbarten Arbeitszeit aufnehmen (§ 2 Abs. 2 MiLoG). Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht sind Ordnungswidrigkeiten mit bis zu 30.000 €; kontrolliert wird durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.

Excel-Stundenzettel mit Nachtschicht-Formel

Ein Stundenzettel in Excel braucht pro Zeile vier Eingaben und einige Formeln. Das Datum steht in A, Beginn in B, Ende in C, die Pause in Minuten in D; die erste Datenzeile ist im Beispiel Zeile 2. Uhrzeiten werden im 24-Stunden-Format mit Doppelpunkt eingegeben (22:00), sonst liest Excel sie als Text.

Die Funktion REST sorgt dafür, dass eine Schicht von 22:00 bis 06:00 Uhr 8 Stunden ergibt statt minus 16. In der Ruhezeitformel addiert der Ausdruck (C2<B2) einen Tag, wenn die Schicht über Mitternacht ging. Die Summe der Spalte E steht in einer eigenen Zelle mit dem Format [h]:mm; sonst springt die Anzeige nach 24 Stunden auf null zurück. Den Saldo in Dezimalstunden zu führen vermeidet die Rauten, die Excel bei negativen Zeiten zeigt.

• Feiertage lassen sich in einer eigenen Liste hinterlegen und in Spalte G mit ZÄHLENWENN(Feiertage;A2) auf Soll 0 setzen, bei Gutschrift auf das volle Tagessoll.
• Eingabezellen farbig markieren und die Formelzellen über „Blatt schützen“ sperren, damit niemand versehentlich eine Formel überschreibt.
• Pro Monat ein Tabellenblatt anlegen und den Saldo des Vormonats in die erste Zeile übernehmen; so entsteht ein einfaches Zeitkonto.
• Den fertigen Monat als PDF speichern. Die PDF-Datei ist der Nachweis, die Excel-Datei das Werkzeug.

Wer keine eigene Tabelle bauen will, rechnet einzelne Tage oder Wochen im Arbeitszeitrechner und überträgt die Werte; der Wochenmodus gibt die Zeilen als CSV aus, die Excel direkt öffnet.

Abzeichnen und Korrekturen

Eine Unterschrift ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie schafft aber einen Nachweis, dass beide Seiten die Zeiten kennen, und macht aus erfassten Überstunden gebilligte Überstunden. Das ist bei Streit der wichtigste Zusatz zum Zettel.

1. Den Zettel wöchentlich oder zum Monatsende von der Person selbst und von Vorgesetzten abzeichnen lassen, jeweils mit Datum.
2. Fehler auf Papier nicht überschreiben oder mit Korrekturflüssigkeit entfernen, sondern durchstreichen, sodass der alte Wert lesbar bleibt, und den richtigen Wert mit Datum und Kürzel daneben schreiben.
3. In Excel oder Software eine Änderungsspalte mit altem Wert, neuem Wert, Datum und Grund führen; viele Systeme protokollieren Änderungen automatisch.
4. Nachträge für vergessene Tage mit dem tatsächlichen Datum der Nachtragung kennzeichnen, damit die 7-Tage-Frist nachvollziehbar bleibt.
5. Weigert sich die Führungskraft abzuzeichnen, den Zettel per E-Mail übersenden. Die E-Mail belegt, dass der Arbeitgeber die Zeiten kannte.

Aufbewahrung zwei Jahre

Die ersten drei Zeilen betreffen den Arbeitgeber. Beschäftigte sind nicht zur Aufbewahrung verpflichtet, sollten die eigenen Zettel aber mindestens drei volle Kalenderjahre behalten, weil Ansprüche auf Überstundenvergütung erst dann verjähren. Nach Ablauf der Fristen müssen Arbeitgeber die Daten löschen, soweit keine andere Pflicht ihre Speicherung verlangt.

Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice

Bei Vertrauensarbeitszeit verzichtet der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit, nicht auf deren Erfassung. Die Beschäftigten bestimmen selbst, wann sie arbeiten, tragen die Zeiten aber ein, und der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass das geschieht und die Grenzen des ArbZG eingehalten werden. Vertrauensarbeitszeit ist damit weiter zulässig, nur nicht als Verzicht auf jede Aufzeichnung.

Im Homeoffice gilt dasselbe: Beginn, Ende und Pausen am Tag der Leistung festhalten, nicht am Monatsende schätzen. Private Unterbrechungen werden wie Pausen eingetragen. Abends beantwortete dienstliche E-Mails gehören mit Uhrzeit in den Zettel, weil sie Arbeitszeit sind und die Ruhezeit von 11 Stunden neu beginnen lassen.

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